Pflichtenübertragung

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Artikelnummer:	FM-0520
Thema:	Betreiberverantwortung
Unterlagenart:	Memorandum
Dateiformat:	Word
Autor:	Hans-Ulrich Schäfer
Aktualisierung:	2025

Die Pflichtenübertragung ist das zentrale Instrument für rechtssichere Betreiberverantwortung. Sie ermöglicht die Delegation organisatorischer und rechtlicher Aufgaben, ohne die unübertragbare Gesamtverantwortung der Unternehmensleitung aufzugeben. Unser Leitfaden zeigt die Grundregeln einer wirksamen Delegation: präzise Pflichtendefinition, klare Aufgabenverteilung, Auswahl qualifizierter Personen, Ausstattung mit Befugnissen und Ressourcen sowie gesetzlich verankerte Unterweisung. Zusätzlich werden Anforderungen an Aufsicht, Informationsmanagement und Vertragsgestaltung für Führungskräfte, Mieter und externe Dienstleister erläutert. Praxisnahe Hinweise zu Sanktionsnormen (§ 130 OWiG, § 14 StGB) und Organisationspflichten runden das Konzept ab. Ideal für Gebäudebetreiber, Facility Manager und Verantwortliche, die rechtliche Sicherheit und effiziente Strukturen schaffen wollen.

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Pflichtenübertragung als Schlüssel der Betreiberverantwortung

Unternehmensleitung kann Vielzahl rechtlicher und organisatorischer Pflichten nicht eigenhändig erledigen.
Delegation (Pflichtenübertragung) ist zentrales Organisationsinstrument.
• Keine vollständige Entlastung der obersten Leitung: Verantwortung bleibt unübertragbar, nur Pflichten werden übertragen.
Sanktionsnormen: Übertragender und Beauftragter werden erfasst (§ 130 OWiG, § 9 OWiG, § 14 StGB).

Grundregeln einer wirksamen Delegation

Pflichtendefinition:
• Sachlicher/örtlicher Umfang präzise festlegen.
• Besonders bei verteilten Verantwortlichkeiten (z. B. je Servicepaket).
Aufgabenverteilung:
• Widerspruchsfrei regeln.
• Vertretung definieren.
• Zuständigkeiten bekanntgeben.
Auswahl/Selektion:
• Nur fachlich befähigte und geeignete interne oder externe Personen/Unternehmen beauftragen.
• Rechtsgrundlagen: § 7 ArbSchG; § 831 BGB.
Ausstattung:
• Beauftragte mit Befugnissen, Ressourcen und Vollmachten ausstatten.
• Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 2 Nr. 2 OWiG.
An-/Ein-/Unterweisung - Begriffe unterscheiden und praktisch umsetzen:
• Unterweisung gesetzlich verankert (§ 12 ArbSchG, § 14 GefStoffV).
• Einweisung Bestandteil der Unterweisung.
• Anweisung beruht auf Direktionsrecht.
Aufsicht/Überwachung:
• Oberaufsicht verbleibt beim Übertragenden.
• Missachtung kann Delegation unwirksam machen (§ 130 OWiG).

Delegation an verschiedene Gruppen

Führungskräfte
• Haben originäre Pflichten.
•Zusätzliche Unternehmerpflichten bedürfen formeller Übertragung.
Mietverhältnisse - Standard-Verteilungen:
• Mieter: Mietfläche/Mietereinbauten.
• Vermieter: gebäudeseitige Anlagen, Allgemeinflächen.
• Abweichungen vertraglich möglich.
• Aufsichtspflicht des Vermieters bleibt.
Externe Dienstleister:
• Vertragsrahmen klar fassen (Pflichten, Befugnisse, Zutrittsrechte, Einbindung in Prozesse).
• Aufsicht des Auftraggebers bleibt bestehen.

Pflichtverletzung vs. Verschulden

Pflichtwidriges Handeln/Unterlassen = Pflichtverletzung.
Verschulden = Vorsatz/Fahrlässigkeit.
Zurechnung über Organe/Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen (§§ 13–15 StGB; § 278, § 831 BGB).

Organisationspflicht: Informationsmanagement

Wirksames Informationsmanagement erforderlich:
• Regelwerksverfolgung.
• Dokumentation.
• Verteilung und Abfrage rechtserheblicher Informationen.
Unkenntnis schützt nicht – Führungskräfte müssen geeignete Strukturen vorhalten.
Fehlende Festlegungen (z. B. vage Stellenbeschreibungen) indizieren Organisationsverschulden.