Strategisches Controlling im FM

• Strategieumsetzung messbar machen: Von Vision/Mission bis zu Projekten mit Erfolgskennzahlen.

• Ausgewogen steuern: Nicht nur Finanzergebnis, sondern auch Kundenzufriedenheit, Prozessqualität und Fähigkeitenentwicklung.

• Lernender Regelkreis: Planung → Umsetzung → Reporting → Verbesserungen (PDCA) als geschlossener Managementkreislauf.

• Vision & Mission klären: Ausgangslage und Grundwerte analysieren; Leitbild, übergeordnetes Leitziel und erste Top-Kennzahl definieren.

• Strategische Matrix entwickeln: Hauptziele bestimmen, Perspektiven festlegen, Ziele je Perspektive mit KPI und Sollwerten konkretisieren; Ursache-Wirkungslogik prüfen (Strategy Map).

• Maßnahmen definieren: Ideen priorisieren, je Ziel 1–3 wesentliche Maßnahmen mit Zielen, Umfang und Kennzahlen festlegen.

• Projekte planen: Maßnahmen in Projekte überführen (SMART-Ziele, Ressourcen, Verantwortliche, Budget, Meilensteine, Projektstrukturplan).

• Umsetzen & steuern: Kick-off, Abarbeitung der Arbeitspakete, Status- & Meilensteinberichte, aktives Change Management.

• Reporting etablieren: Regelmäßige Datenerhebung, Soll-Ist-Vergleich (Ampel), Kommentare und Abweichungsanalysen, Review-Meetings.

• Verbesserungen verankern (PDCA): Ursachen analysieren, Korrekturen einleiten, Strategie/Ziele aktualisieren, Erfolge standardisieren und neuen Zyklus starten.

• Ausrichtung: Vision „Wohlfühlen und Effizienz im Einklang“.

• Kernziele:

  Nutzerzufriedenheit > 8/10

  Betriebskosten/m² −20 %

  Reaktionszeit auf Störungen < 4 h

  Energieeffiziente Betriebsführung

• Maßnahmen/Projekte:

  FM-Serviceportal (digitales Ticket-System)

  Zufriedenheitsmonitor (regelmäßige Befragungen)

  Energie-Controlling (Zähler, Dashboard)

• Ergebnisse & Lernen:

  Nutzungsquote des Portals steigt

  Rücklaufquote bei Befragungen > 70 %

  Energieeinsparung zunächst 12 % (Ziel 15 % verfehlt) → Folgeprojekt: Modernisierung einer Alt-Anlage

• Rollen:

  Geschäftsführung/Bereichsleitung (Inhalt & Prioritäten)

  Strategisches Controlling/BSC-Manager (Daten, Berichte, Moderation)

  Projektleiter/Teams (Umsetzung)

• Artefakte:

  Strategiematrix/Strategy Map

  Maßnahmen- & Projektsteckbriefe

  BSC-Report mit KPI-Ampeln und Kommentaren

  Master-Meilensteinplan

• Rhythmus:

  KPI-Erhebung: monatlich/vierteljährlich

  Strategie-Reviews: quartalsweise

  Strategische Aktualisierung: jährlich

• Fokus statt KPI-Flut: Pro Perspektive 2–5 Hauptziele mit 1–2 Kennzahlen

• Klare Kaskadierung: Vom Unternehmensziel bis auf Bereich/Team herunterbrechen

• Transparenz & Akzeptanz: Ampelberichte plus kurze Management-Kommentare; Change Management früh mitdenken

• Tool pragmatisch wählen: Von Excel/Dashboard bis Spezialsoftware – entscheidend sind Datenqualität und Verantwortlichkeiten

• ISO 9001 (Leistungsbewertung, PDCA)

• ISO 41001 (FM-Managementsysteme)

• ICV/IGC-Leitlinien

• Kaplan & Norton Framework

Die BSC verknüpft Strategie, Projekte und Kennzahlen zu einem wirksamen Steuerungssystem – mit klaren Verantwortlichkeiten, regelmäßigen Reviews und integriertem Verbesserungszyklus.